Zo schrijf je een klantvriendelijke out-of-office-tekst
Mag jouw out-of-office-reply binnenkort weer aan? Lekker! Ik geef je wat tips voor je afwezigheidsbericht. Dan hoef jij mailers straks iets minder teleur te stellen en kun je zorgeloos van je vrije tijd genieten.
Tijdens jouw vakantie gaan mensen je geheid mailen. Gelukkig kun je daarvoor je afwezigheidsassistent aanzetten. Maar wat schrijf je als automatisch antwoord? Je bent er niet en kunt helaas even niet antwoorden. Dat is balen voor die mailer.
Probeer de lezer dan tóch een positief gevoel te geven.
Hoe?
Door niet (alleen) te focussen op dat jij nu niet kunt helpen, maar op hoe en wanneer je wél weer kunt helpen. Kwestie van omdenken dus eigenlijk.
Dit zet je in een klantvriendelijke out-of-office
Wanneer ben je er weer?
Dat je er níet bent, ziet je lezer al aan het automatische antwoord. Dat voelt voor hem als een dood eind. Wees behulpzaam en houd je afwezigheidsmelding positief: welke dag en datum ben je weer aanwezig?
Wanneer kan de lezer een reactie verwachten?
Ook hierbij geldt: de mailer wil weten wanneer hij geholpen wordt. Lees je tijdens je vakantie de mails niet? Laat dat achterwege in je bericht, maar zeg gewoon wanneer iemand een antwoord kan verwachten.
Bij wie kan de lezer nu terecht?
Misschien wil iemand niet wachten tot jij weer terug bent. Kan de mailer dan nu bij je collega terecht? Geef dan zeker een naam, e-mailadres en/of telefoonnummer van die contactpersoon. Duidelijk. Positief. Behulpzaam.
Extra tips voor je afwezigheidsassistent
Kies voor u of je
Communiceer je via e-mail normaal altijd in de je-vorm? Gebruik in je out-of-office-tekst dan niet opeens u.
Schrijf ook een onderwerpregel
Soms kun je ook een andere onderwerpregel instellen dan ‘Re: [onderwerp]’. Bijvoorbeeld: ‘Ik ben er [datum] weer’. Net wat persoonlijker.
Denk aan een aanhef
Ik ben fan van met de deur in huis vallen, maar blijf wel netjes. Je automatische afwezigheidsbericht is bijna een normale e-mail. Er hoort dus ook een aanhef boven zoals ‘Beste lezer’ of ‘Hoi’.
Voorkom een dubbele ondertekening
Denk ook aan de afsluiting van je out-of-office-tekst. Of je groeten nou hartelijk, vriendelijk of wat dan ook zijn mag je helemaal zelf weten. Maar let wel op of er een automatische handtekening onder je reply komt te staan. Zo ja? Dan laat je in je eigen tekst de ondertekening weg (anders staat ie er straks dus 2 keer).
Pas op met humor
Je kunt natuurlijk een grappig afwezigheidsbericht schrijven. Maar je weet nooit wie jou gaat mailen: je beste vriend of een potentiële klant? Een persoonlijk tintje kan best, maar pas op met humor. Een neutrale tekst is misschien saaier maar wel veiliger.
Zet er een PS bij
De PS van een e-mail valt op. Die leest je ontvanger altijd. Verwijs onderaan je out-of-office bijvoorbeeld naar je nieuwsbrief of blogs. Extra service en tijdverdrijf totdat jij weer terug bent!
Check op spelfouten
Een out-of-office-reply is meestal iets dat je instelt als je al met 1 been buiten de kantoormuren staat. Een typefout is snel gemaakt en staat slordig, dus lees je tekst toch nog even goed door.
Stuur een testmail naar jezelf
Helemaal zeker weten dat alles klopt? Stuur dan even een mail naar jezelf (bijvoorbeeld vanuit je privéadres) en kijk wat voor bericht je ontvangt en hoe het eruitziet.
Werkmodus weer aan? Out-of-office-reply weer uit
Als je de vakantie hebt overleefd, schakel je afwezigheidsassistent dan op tijd weer uit. Zet hiervoor een herinnering in je agenda. Wel zo professioneel. Oh en je mag ‘m natuurlijk best wat langer aan laten staan, als je nog geen zin hebt in gezeur ;)
Voorbeeld out-of-office-tekst
Er zijn natuurlijk tig varianten en personal touches mogelijk. Maar om de verschillen duidelijk te maken geef ik je hier een voorbeeld van een out-of-office-tekst.
Geen klantvriendelijke out-of-office
Zo zou ik het niet doen:
Dit is een automatisch antwoord. In verband met vakantie ben ik niet in staat uw mail te beantwoorden. Uw mail wordt niet gelezen of doorgestuurd.
Wel een klantvriendelijke out-of-office
Zo kun je het wel doen (zakelijke basistekst voor je out-of-office):
Beste lezer,
Bedankt voor uw bericht.
[Dag en datum] ben ik weer aanwezig en kunt u een reactie verwachten.
Spoed? Neem dan contact op met mijn collega [naam] via [telefoonnummer] of [e-mailadres].
[afsluiting OF automatische handtekening]
Mijn eigen informele afwezigheidsbericht
Als zzplayer heb ik geen collega’s om direct naar te verwijzen. Maar ik wijs mensen wel op m’n blogs en ik lach zelf veel om internetgekkies. Dit stond er daarom in mijn laatste afwezigheidsbericht:
Hey,
Bedankt voor je mail, maar ik heb even vakantie.
Maandag 1 mei hoor je van me. Tot dan!
Groeten vanaf de motor,
Marije van Wijngaarden
Spatiecreatie
👉 Webtekst-tips nodig? Die vind je hier: www.spatiecreatie.nl/blog
👉 Ander vermaak voor tijdens het wachten: www.dumpert.nl
Elke keer dat ik m’n out-of-office-tekst weer nodig heb, stof ik hem even kritisch af. Past het bericht nog bij wat ik ga doen en bij wat ik wil zeggen of uitstralen? Kleine aanpassingen maken soms een groot verschil.
Out-of-office-tekst laten schrijven?
Voor mijn SaaS-klanten schrijf ik geen out-of-office-berichten, maar wél andere marketingteksten waarmee ik lezers vooruit help. Namelijk duidelijke blogs, klantcases, LinkedIn-posts en whitepapers die vertrouwen wekken en klanten naar jou laten komen. Klinkt goed? Kijk even rond hier of mail me je wensen. Fijne vakantie!
